校内各单位：

为确保各单位形成的各类档案材料及时、完整地收集归档，现将归档工作通知如下：

一、立卷归档范围

1. 2024年度学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文件、报表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。（参见附件一、附件二）

2.根据《青岛理工大学合同管理办法（修订）》（青理工校发〔2024〕68号），合同归口管理部门负责整理合同正本、审核（备案）流程单原件以及与合同事项有关的批准文件等资料，按年度进行立卷归档。

3.各单位没有及时归档及遗漏的往年材料，应一并收集归档。

二、立卷归档要求

1.全面收集本单位形成的档案及收到的上级文件。要审核归档材料是否齐全、重要文件是否有相应的标识（如单位印章、负责人和经办人签字）、文件附件是否齐全，以确保归档文件材料内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档，确需归档的应加盖本部门公章。

2.各单位重要活动声像材料应按照要求注明时间、地点、人物、背景、事由、拍摄者等信息。（格式见附件三）

3.各单位在完成本年度归档任务的同时，还应完成本单位归档档案统计工作。（格式见附件四）

4.各单位以光盘、磁盘等物理形式完成电子文件归档，所有电子文件必须有相应的纸质文字材料同时归档。

三、临沂校区参照要求进行工作安排。

四、归档时间

请各单位到档案馆领取档案装具，将归档材料、归档文件目录及移交目录于6月30日前交档案馆。

地点：黄岛校区图书馆楼820房间

联系电话：85071061

  附件一：青岛理工大学各单位档案归档范围.xlsx

  附件二、实物档案归档范围.docx

  附件三：照片档案著录格式.xlsx

  附件四：部门档案移交数据统计表.xlsx

档案馆

2025年5月29日